Pada bab-bab sebelumnya telah dibahas berbagai alasan mengapa orang-orang membentuk atau bergabung dengan suatu organisasi. Alasan pokoknya adalah untuk mencapai tujuan-tujuan secara bersama, di mana mereka tidak dapat mencapainya sendiri, atau lebih efektif bila dicapai bersama. Organisasi formal diibaratkan sebagai sebuah “kendaraan” untuk mencapai tempat tujuan secara bersama. Menurut para penulis teori organisasi klasik, organisasi formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang berkeja sama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan. Organisasi formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun.
DESAIN STRUKTURAL ORGANISASI FORMAL
Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki tujuan dan sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Jadi, struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi-fungsi serta wewenang dan tangggung jawabnya.
Struktur organisasi formal mempunyai dua muka, pertama, model struktur, di mana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi, dan kedua, dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan. Sebelum kita membahas dua muka struktur ini, terlebih dulu akan dibicarakan variabel-variabel kunci yang menentukan desain structural organisasi. Yaitu strategi organisasi, lingkungan yang melingkupinya, tekhnologi yang digunakan, dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
STRATEGI DAN STRUKTUR
Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar di amerika.
Chandler menyimpulkan perubahan-perubahan strategi mengakibatkan perubahan-perubahan desain organisasional.
Setiap perusahaan yang diteliti Chandler pada mulanya mempunyai struktur yang disentralisasikan, di mana tipe struktur ini cocok untuk lini produk yang terbatas.
Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk mengimplementasikannya, para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama ( lihat gambar 5-1 ). Dalam pandangan pertama, organisasi adalah adalah reaktif terhadap lingkungannya. Dalam pandangan kedua, organisasi adalah proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan di mana organisasi akan beroperasi dalam jangka waktu yang lebih panjang.
Gambar 5-1. hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan
Seperti diketahui, strategi organisasi dipengaruhi oleh berbagai kesempatan dan ancaman dalam lingkungan eksternalnya.
Strategi ini pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sebagai berikut :
- Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok nagi desain organisasi.
- Strategi mempengaruhi pemilihan tekhnologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan tersebut.
- Strategi menentukan lingkungan spesifik di mana organisasi akan beroperasi.
Gambar 5-2.
LINGKUNGAN EKSTERNAL DAN STRUKTUR
Kita perlu membedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :
- Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
- Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut diatas.
- Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hokum sering diganti, kemajuan tekhnologi berubah secara drastic desain produk dan metoda-metoda produksi.
Setelah melakukan studi terhadap berbagai macam perusahaan, Burns dan Stalter mengemukakan bahwa sistem mekanistik adalah paling sesuai untuk lingkungan stabil, sedangkan sistem organic paling sesuai untuk lingkungan bergejolak. Organisasi dalam lingkungan berubah mungkin dapat menggunakan kombinasi dua sistem tersebut.
Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi diperinci manjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi
Dalam sistem organik, individu-individu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok daripada bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran.
Penemuan Burns dan Stalker ini didukung dan diperluas oleh Paul R. Lawrence dan Jay W. Losch. Mereka menggunakan derajat perbedaan dan integrasi untuk menganalisa hubungan organisasi dan lingkungan eksternal.
Lawrence dan Lorsch menyimpulkan bahwa perusahaan yang beroprasi dalam suatu lingkungan tidak stabil adalah paling tinggi “dibedakan”, sedangkan yang beroprasi dalam lingkungan stabil paling sedikit “dibedakan”.
TEKNOLOGI DAN STRUKTUR
Menurut woodward, atas dasar haisl studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagai berikut :
- Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Dengan kata lain teknologi yang kompleks menyebabkan struktur organisasi berbentuk “tall” dan memerlukan derajat supervise dan koordinasi yang lebih besar.
- Rentang menajemen para manajer lini pertama meningkat dalam produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.
- Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administrative dan klerikal. Semakin besar jumlah para manajer dalam perusahaan yang kompleks secara tekhnologis memerlukan jasa-jasa pendukung.
ORANG DAN STRUKTUR
Sikap, pengalaman dan peranan para anggota organisasi juga berhubungan dengan struktur organisasi. Para manajer adalah juga karyawan, tetapi mereka mempunyai pengaruh-pengaruh khusus pada struktur organisasi, sehingga kita perlu membicarakannya secara terpisah.
Manajer dan struktur. Sperti telah disebutkan di muka, nilai manajerial merupakan factor penting dalam penentuan strategi organisasi. Para organisasi terutama para manajer puncak-mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka.
Karyawan dan struktur. Faktor-faktor seperti tingkat pendidikan, latar belakang. Derajat minat pada pekerjaan para karyawan dan ketersediaan berbagai alternative di luar organisasi merupakan penentu penting struktur organisasi.
Individu-individu dengan tingkat pendidikan rendah yang melaksanakan pekerjaan-pekerjaan repetitive dan membosankan mungkin lebih baik dikelola dengna struktur yang lebih mekanistik.
PROSES DESAIN ORGANISASI
Dalam teori, proses desain organisasi dapat dimulai dari bawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur atas ke bawah, tujuan-tujuan prganisasi umum diterjemahkan menjadi tujuan-tujuan khususu sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Tujuan-tujuan ini kemudian menjadi dasar dengan nama serangkaian departenen dapat diorganisasikan. Posisi-posisi dalam berbagai departemen tersebut akan ditetapkan untuk berfungsi sebagai sarana pencapaian tujuan-tujuan. Akhirnya berbagai kegiatan dirancang untuk setiap posisi. Melalui proses deduktif penetapan hasil akhir dan sarana-sarana pencapaiannya ini, struktur organisasi dapat dikembangkan.
PENDEKATAN KONTIGENSI DALAM DESAIN ORGANISASI
Banyak teoritisi manajemen dan manajer praktek yang menyatakan keraguannya tentang suatu cara yang ideal untuk merancang organisasi. Tidak ada suatu cara desain yang “ampuh” untuk segala kondisi. Struktur yang paking cocok bagi organisasi sangat tergantung pda keadaan-keadaan tertentu organisasi pada waktu tertentu.
MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukkan hubungan di antara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggungjawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Para manajer diharapkan dapat menentukan perilaku para anggota organisasi untuk menempatkannya pada suatu posisi dalam struktur suatu posisi yang menetapkan siapa “boss”nya yang di “harus” kan dan siapa bawahan yang di “anggap”nya.
Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yaga dikenal : model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumber daya manusia.
Bentuk umum model ini secara esensial adalah pyramid. Gambar 5-3 berikut ini menunjukkan suatu kombinasi hirarkis berbagai modul yang didasarkan pada kosep-konsep desain organisasi tradisional. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen struktur (satuan kerja, departemen,divisi bagian dan sebagainya) dan hubungan-hubungan pekerjaan atasan-bawahan.
Gambar 5-3
Untuk menggambarkan struktur organisasi hubungan manusiawi kita memperhaatikan lagi gambar 5-4, karena model hubungan manusiawi tidak mengalami perubahan mendasar dalam struktur formalnya dibandingkan model tradisional.
Gambar 5-4
Model hubungan manusiawi, walaupun demikian secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi-posisi dan hubungan-hubungan menurut struktur formalnya.
Pertama, dan yang paling penting, model hubungan manusiawi “mempersilahkan” para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksi-friksi di antara orang-orang dan jabatan-jabatan mereka dalam organisasi, serta mengembangkan hubungan kerjasama yang baik antar para anggota organisasi yang bertanggung jawab kepadanya.
Kedua, pendekatan hubungna manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya yang menunjukkan bahwa ia memberikan tanggapan kooperatif dan bukannya malah menantang. Manajer disarankan untuk mengenal dan menaruh kepercayaan pada pemimpin informal, memelihara hubungan-hubungan perorangan yang mungkin terbentuk di antara para bawahannya.
Ketiga, pendekatan ini hubungan manusiawi ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi atau kewenangan departemen personalia, yang dirancang untuk melayani kebutuhan-kebutuhan seluruh anggota organisasi.
Implikasi sumber daya manusia pada struktur organisasi walaupun abstrak, adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.
DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI
Pembagian kerja
Secaara ringkas dapat dinyatajan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimalisasi ketergantungan pada individu tertentu atau keterampilan-keterampilan khusus, dan gerakan atau perpindahan yang percuma komponen-komponen pekerja kasar. Pembagian kerja juga mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktiitas. Tetapi, meskipun “bebefit” ini memang menarik, perlu dikemukakan bahwa biaya-biaya yang berkaitan dengan tingkat spesialisasi yang tinggi beberapa tahun terakhir terus meningkat.
Berbagai fungsi yang melekat pada struktur organisasi
Kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan sebagai fungsi-fungsi structural yang terjadi secara garis besar dapat terperinci sebagai berikut :
Wewenang, arti wewenang adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuaatu.
Kekuasaan, kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.
Tanggung jawab, adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugasnya atau fungsi organisasi.
Akuntabilitas, adalah factor di luar individu dan perasaan pribadinya.
Komunikasi dalam organisasi, dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi formal ini. Komunikasi seperti pemberian perintah.
Hubungan lini dan staf, masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut hubungan lini dan staf. Keduanya merupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi wewenang dalam organisasi.
Rentang kendali, adalah beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.
Pendapat tentang rantang kendali yang paling kuat justru berdasarkan dari teori dan bukan praktek. V.A. Gracunas, seorang konsultan dan ahli matematika perancis, menemukan rumusan tentang kendali berikut ini :
R = n(2n-1 + n-1)
Dimana R adalah jumlah hubungan dan n adalah jumlah bawahan.
Struktur flat dan trall, dalam analisis organisasi, istilah flat (datar) dan tall (tinggi) digunkan untuk menggambarkan pola menyeluruh rentang kendali dan tingkatan manajemen.
Rantai wewenang dan scalar, bersangkutan dengan jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dan secara otomatis ada kapan saja seorang individu dijadikan bawahan pada seorang atasa.
Kesatuan perintah, satu aspek dasar struktur organisasi lainnya (implicit dalam rantai scalar) adalah “satu orang satu atasan”. Ini berarti bahwa seorang bawahan hendaknya menerima instruksi dari sumber tunggal.
DEPARTEMENTASI
Bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokkan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organisasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan berhubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik.
Departementasi yang lebih khusus, secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut:
DESAIN STRUKTURAL MODERN
Berikut ini akan diuraikan dan analisa berbagai model structural lebih baru yang telah dirancang dan diimplementasikan untuk menghadapi tantanga-tantangan tersebut
Organisasi proyek
Bentuk organisasi proyek umum dipakai dalam industry ruagn angkasa dan juga menjadi semakin luas digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis, pemerintahan, dan militer lainnya.
Berbagai tipe struktur proyek
Ada beberapa macam bentuk struktur proyek.
Organisasi matriks
Kadang-kadang organisasi matriks dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek plus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan dengan saling dapat dipertukarkan.
Bentuk organisasi matriks ini akan sangat bermanfaat bia :
Organisasi bentuk bebas
Model bentuk bebas didasarkan pada pemikiran bahwa maksud dirancangnya suatu organisasi adalah untuk memudahkan manajemen perubahan. Untuk mencapai sasaran ini, desain structural seharusnya sangat flexible, dan berdaya sesuai (adaptable). Tidak ada aturan yang ditentukan atau bersifat kaku, dan struktur internal tidak dibiarkan menjadi baku.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar