Seperti
yang telah dijelaskan sebelumnya Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Sebagai
bahasa bisnis akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas
kejadian-kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada pemakainya,
atau disebut dengan aktivitas SIA seperti , Siklus Akuntansi. Sistem Informasi
Akuntansi memiliki beberapa sistem-sistem bagian (sub-system) yang berupa
siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai
dari sumber data sampai ke proses pencatatan/pengolahan akuntansinya. Siklus
akuntansi dibagi menjadi:
1.
Siklus pendapatan
2. Siklus pengeluaran kas
3. Siklus konversi
4. Siklus manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
5. Siklus buku besar dan laporan keuangan
Pemakai
informasi akuntansi pun terdiri dari dua kelompok, yaitu pemakai eksternal dan
pemakai internal. Yang dimaksud dengan pemakai ekseternal mencakup pemegang
saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan, pemasok, pesaing, serikat
kerja dan masyarakat. Sedangkan pemakai internal adalah pihak manajer dari
berbagai tingkatan dalam organisasi bersangkutan. berikut penjelasan tentang
Pengendalian pada Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian sistem pengendalian intern
Sistem informasi akuntansi sebagai sistem yang terbuka tidak bisa
dijamin sebagai suatu sistem yangbebas dari kesalahan maupun kecurangan.
Pengendalian intern yang baik merupakan cara bagisuatu sistem untuk melindungi
diri dari tindakan-tindakan yang merugikan. Dalam arti sempit, pengendalian
internhanya dibatasi pada kegiatan pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan
mendatar maupun penjumlahan menurun.
Pengendalian intern secara luas, diantaranya ;
a. Batasan pengendalian intern, sebagai suatu sistem pengendalian
yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang
diterapkan dalam perusahaan, dengan tujuan untuk :
1.
mengamankan aktiva
perusahaan
2.
mengecek kecermatan dan
ketelitian data akuntansi
3.
meningkatkan efisiensi
4.
mendorong agar kebijakan
manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi
Ringkasnya bahwa pengendalian intern tidak hanya meliputii
pekerjaan pengecekan tetapi juga meliputi semua sistem kerja yang terjadi dalam
perusahaan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut
diatas dapat ditemukan beberapa konsep dasar berikut :
·
Pengendalian intern
merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu
rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan
·
Pengendalian intern
bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh
orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen
dan personil lain.
·
Pengendalian intern
diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi
manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua
sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam
pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat
memberikan keyakinan mutlak.
·
Pengendalian intern
ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan,
kepatuhan dan operasi.
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode,
dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya
kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik,
dan prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
1.
Untuk menjaga aktiva
perusahaan
2.
Untuk memastikan akurasi
dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansi
3.
Untuk mempromosikan
efisiensi operasi perusahaan
4.
Untuk mengukur
kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Berangkat dari tujuan diatas, maka sistem pengendalian intern
dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu :
a) Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)
Pengendalian intern akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan
antara fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan serta pengawasan fisik atas
kekayaan.
b) Pengendalian intern administrasi (internal administratife
control)
Pengendalian intern administrasi meliputi peningkatan efisiensi
usaha, dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan, misalnya analisis
statistik, studi waktu dan gerak, program pelatihan, dan pengendalian mutu
kegiatan perusahaan .
2. Karakteristik sistem pengendalian intern
Kehandalan sistem pengendalian intern harus dilandasi dengan
karakteristik dari sistem tersebut yaitu :
·
Adanya pendelegasian
wewenang kepada petugas tertentu untuk menyetujui transaksi dan penetapan
tugas, pengecekan kepada petugas yang lain untuk mengetahui bahwa transaksi
telah disetujui oleh petugas yang berwenang.
·
Adanya penyelenggaraan
akuntansi sedemikian rupa sehingga mudah di cek.
·
Adanya pendelegasian
secara fisik yang tepat, termasuk penjagaan berganda terhadap aktiva yang
dimiliki.
·
Adanya perifikasi secara
periodik terhadap eksistensi aktiva yang dicatat.
·
Memiliki pegawai yang
cakap, mempunyai kemampuan dan latihan yang cukup, sesuai dengan tingkat
pertanggungjawabannya.
·
Adanya pemisahan fungsi
penyimpanan aktiva dari fungsi pencatatan, dan dari pelaksanaan transaksi yang
bersangkutan.
3. Pengendalian intern dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Unsur-unsur pengendalian intern dalam siklus pembelian dirancang
untuk mencapai tujuan pokok pengendalian akuntansi, yaitu menjaga kekayaan
(persediaan) dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data
akuntansi (utang, kas, persediaan). Untuk merancang unsur-unsur pengendalian
akuntansi yang diterapkan dalam siklus pembelian, terdapat tiga unsur pokok
yaitu :
a. Organisasi
1.
Fungsi pembelian terpisah
dari fungsi penerimaan barang.
2.
Fungsi pembelian harus
terpisah dengan fungsi akuntansi.
3.
Fungsi penerimaan barang
harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
4.
Transaksi pembelian
harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, penerimaan barang,
pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain.
5.
Transaksi retur
pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, penerimaan barang, pencatat
utang, fungsi akuntansi yang lain.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1.
Surat permintaan
pembelian otorisasi oleh fungsi gudang untuk barang digudang, atau oleh kepala
fungsi yang bersangkutan untuk barang yang langsung dipakai.
2.
Surat order pembelian
diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3.
Laporan penerimaan
barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
4.
Bukti kas keluar oleh
kepala fungsi pencatatan utang atau pejabat yang lebih tinggi.
5.
Memo debit untuk retur
pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
6.
Laporan pengiriman
barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
7.
Pencatatan terjadinya
utang didasarkan atas bukti kas keluar yang didukung dengan surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
8.
Pencatatan berkurangnya
utang karena retur pembelian didasarkan memo debit yang didukung dengan laporan
pengiriman barang.
9.
Pengurangan utang di
dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dan pencatatan di dalam
register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi pencatat utang.
10.
Pencatatan di dalam
jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal.
c. Praktik yang sehat ;
1.
Surat permintaan
pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi gudang.
2.
Surat order pembelian
bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
pembelian.
3.
Laporan penerimaan
barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi penerimaan barang.
4.
Memo debit untuk retur
pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi pembelian.
5.
Laporan penerimaan
barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi pengiriman barang.
6.
Pemasok dipilih berdasarkan
jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
7.
Barang hanya diperiksa
dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah menerima
tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
8.
Fungsi penerimaan barang
melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung
dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat
order pembelian.
9.
Terdapat pengecekan,
syarat pembelian, dan ketelitian perkalian di dalam faktur dari pemasok sebelum
faktur tersebut diproses untuk dibayar.
10.
Catatan yang berfungsi
sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening
control utang di dalam buku besar.
11.
Pembayaran faktur
dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah kehilangan kesempatan
untuk memperoleh potongan tunai.
12.
Bukti kas keluar beserta
dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek
dikirimkan kepada pemasok.
4. Pengendalian akuntansi
Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk
mengendalikan harta perusahaan. Ada dua kategori pengendalian akuntansi, yaitu
:
1. Pengendalian secara umum :
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan
menjadi :
a. Pengendalian organisasi, dapat terjadi apabila ada pemisahan
tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of
responsibility) yang tegas.
b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang
deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan
contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi dapat dikelompokkan ke
dalam dua bagian, yaitu:
1.
Dokumentasi yang
disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening
dan dokumentasi prosedur manual.
2.
Dokumentasi yang ada di
bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan
dokumentasi data.
c. Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak, dirancang
dalam komputer untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya dalam sistem
kerja.
d. Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan
perangkat keras, perangkat lunak, dan personal dalam perusahaan.
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-alat penempatan
fisik yang membantu melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap
pengasetan fisik, pengaturan lokasi, dan penerapan alat-alat pengamanan.
e. Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap
keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan diakses
oleh pihak yang tidak berkepentingan.
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan pengoperasian akuntansi
sistem komputer. Fungsi dari pengendalian aplikasi adalah untuk memberi jaminan
yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan data sudah dilakukan dengan
benar sesuai prosedural.
Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut :
·
Pengendalian masukan,
Pengendalian ini dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam
tahap masukan dalam pengolahan data. Pengendalian masukan umumnya menyangkut
efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain
dalam proses komputer.
·
Pengendalian pemrosesan,
Pengendalian ini mencakup mekanisme, standarisasi, dan lain-lain.
·
Pengendalian keluaran,
Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa masukan dan pemrosesan sehingga
berpengaruh terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian keluaran secara
memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi, penyajian umur, suspensi
berkas, suspensi account, audit periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream
resubmission.
5. Pengendalian Administrasi
pengendalian ini bertujuan mengefisiensikan operasi kegiatan dan
mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen
yang baik dapat menghindari perusahaan dari penyelewengan dan kesalahan,
sehingga mampu mewujudkan tujuan dan mendukung pengendalian akuntansi
perusahaan.
